Guide productivité
Méthode Ivy Lee : six tâches, pas une de plus
La méthode Ivy Lee en pratique : six tâches écrites la veille, dans l’ordre, une à la fois. Son coût d’entrée réel, ce qu’il faut rayer avant, et ses limites.
La réponse en bref
Chaque soir, écrivez les six tâches les plus importantes du lendemain, classez-les, puis travaillez sur la première jusqu’à ce qu’elle soit finie avant de passer à la suivante. Ce qui n’est pas fait passe sur la liste du soir. Avant d’écrire les six, rayez ce qui n’a rien à y faire : c’est là que la méthode rapporte.
Il est 18 h, vous fermez l’ordinateur. Demain, vous avez un rapport à rendre, trois mails qui attendent une réponse depuis lundi, un devis à relancer, une réunion à préparer, et une bonne vingtaine d’autres choses qui traînent dans un coin de votre tête. Demain matin, vous commencerez par les mails, parce que c’est ce qui est ouvert. À midi, le rapport n’aura pas bougé.
La méthode Ivy Lee s’attaque exactement à ce moment-là. Elle tient en une phrase : le soir, écrivez les six tâches les plus importantes du lendemain, dans l’ordre, et le lendemain faites-les une par une. Rien d’autre. C’est justement sa force : il n’y a rien à installer, rien à configurer, et presque rien à abandonner en route.
La méthode, en cinq règles
- En fin de journée, écrivez les six tâches les plus importantes à faire le lendemain. Pas une de plus.
- Classez-les par ordre d’importance réelle, pas par ordre de facilité.
- Le lendemain, commencez par la première et travaillez-y jusqu’à ce qu’elle soit terminée.
- Passez ensuite à la deuxième, et ainsi de suite. Ce qui n’est pas fini en fin de journée rejoint la liste du soir.
- Recommencez chaque jour ouvré.
Trois contraintes font tout le travail : une limite, un ordre, et une seule tâche à la fois. Retirez-en une, et vous retombez sur une liste ordinaire.
D’où vient la méthode, et ce qu’on n’en sait pas
Ivy Ledbetter Lee (1877-1934) est surtout connu comme l’un des fondateurs des relations publiques modernes aux États-Unis. On lui attribue souvent l’un des premiers communiqués de presse, en 1906, et il a conseillé des clients comme la famille Rockefeller.
L’histoire qui porte son nom en productivité est la suivante. Charles M. Schwab, patron de la Bethlehem Steel, lui demande comment rendre son équipe plus efficace. Lee donne la règle des six tâches, demande qu’on l’applique trois mois, et laisse Schwab le payer ce qu’il estime juste. Schwab lui aurait envoyé un chèque de 25 000 dollars. La date retenue le plus souvent est 1918.
Le coût d’entrée, chiffré honnêtement
Toute méthode d’organisation a un coût de mise en place et un coût d’entretien. C’est ce qui décide si elle tiendra plus de trois semaines. Celle-ci est l’une des moins chères qui existent, mais elle n’est pas gratuite.
| Poste | Ce que ça demande | Durée à prévoir |
|---|---|---|
| Matériel | Un carnet, une feuille ou une note dans le téléphone | Zéro euro, aucune installation |
| Mise en place | Comprendre les cinq règles | 5 minutes, une fois |
| Liste du soir | Relire la journée, rayer, écrire les six, classer | 10 à 15 minutes par jour |
| Pendant la journée | Revenir à la liste après chaque tâche terminée | Quelques secondes à chaque fois |
| Rodage | Apprendre à estimer ce qui tient en une journée | Une à deux semaines d’ajustements |
Sur une semaine de cinq jours, cela fait autour d’une heure. C’est le vrai prix. La bonne nouvelle, c’est qu’il ne demande ni abonnement, ni apprentissage d’un logiciel, ni migration de vos tâches : une méthode trop lourde à mettre en place est vouée à l’abandon, et celle-ci ne l’est pas.
Le coût caché est ailleurs. La liste du soir tombe au moment où vous êtes le plus fatigué, et c’est elle qu’on saute en premier. Posez-la à heure fixe, juste avant de fermer l’ordinateur, pas « quand j’aurai le temps ».
Avant d’écrire les six : rayer
C’est l’étape que les résumés oublient, et c’est pourtant là que la méthode rapporte le plus. La limite de six ne sert pas seulement à choisir parmi vos tâches : elle vous oblige à regarder celles qui n’ont rien à faire sur la liste.
Sur une ligne de production, avant d’accélérer un poste, on se demande si chaque opération doit exister. Supprimer une étape rapporte toujours plus que la faire plus vite. Appliquée à votre liste, la question devient : qu’est-ce qui peut disparaître avant même d’être classé ?
| Ce que vous alliez écrire | Où ça va vraiment |
|---|---|
| Une tâche de moins de deux minutes | Faite tout de suite, jamais notée |
| Une tâche qui revient chaque semaine | Dans l’agenda à heure fixe, ou confiée à un outil |
| Un projet (« refaire la présentation ») | Découpé : seule la prochaine action concrète entre dans les six |
| Une chose que vous attendez de quelqu’un | Une liste d’attente à part, relue une fois par jour |
| Une idée pour plus tard | Une liste « un jour peut-être », hors de la journée |
| Une tâche qui ne changerait rien si elle disparaissait | Rayée pour de bon |
La deuxième ligne mérite qu’on s’y arrête. Une tâche qui revient chaque lundi et qui occupe une place dans vos six est une place perdue pour toujours. C’est le profil exact de ce qui s’automatise : la page automatiser ses tâches explique comment repérer ces tâches et quels outils s’en chargent.
Pourquoi « une à la fois » change tout
C’est la règle la plus inconfortable, et celle qui produit le plus d’effet. Passer d’une tâche à l’autre a un coût : il faut relire, retrouver le fil, se remettre dedans. Et une tâche entamée puis abandonnée continue de tourner en arrière-plan dans votre tête, c’est ce que décrit l’effet Zeigarnik. Six tâches ouvertes à la fois, ce sont six choses qui vous occupent l’esprit en même temps.
Le classement du soir sert aussi à ça. Le matin, vous n’avez rien à décider : la première ligne est la bonne. La question « par quoi je commence ? » a été réglée la veille, au calme, par quelqu’un qui avait toute la journée sous les yeux.
Pour choisir la première, une question aide plus que les autres : laquelle de ces tâches rendrait les autres plus simples, ou inutiles ? C’est le fil de The One Thing, et c’est aussi ce que dit la loi de Pareto : une minorité de vos tâches produit l’essentiel du résultat.
Six, trois ou une : laquelle choisir
Ivy Lee n’est pas la seule méthode à plafonner la journée. Le bon plafond dépend de la taille de vos tâches et du temps qui vous reste une fois les réunions posées.
| Méthode | Tâches par jour | Pour qui | Coût d’entrée |
|---|---|---|---|
| Ivy Lee | 6 au plus, classées | Journées assez libres, tâches de taille moyenne | 10 à 15 min par soir |
| La to-do list en quatre règles | 3, avec une durée chacune | Journées chargées de réunions | 5 min par soir |
| La règle 1-3-5 | 1 grosse, 3 moyennes, 5 petites | Tâches de tailles très différentes | 10 min par soir |
| The One Thing | 1 prioritaire | Un projet qui écrase tout le reste | 2 min par soir |
Si vous hésitez, commencez par Ivy Lee et regardez ce qui se passe au bout d’une semaine. Si vous terminez rarement plus de trois lignes, passez à trois : vous ne perdez rien, vous gagnez une liste que vous finissez.
Ce qui fait échouer la méthode
- Des tâches trop grosses. « Préparer le séminaire » ne se termine pas dans la journée. Chaque ligne doit pouvoir être finie avant le soir.
- La même tâche reportée trois jours de suite. Ce n’est pas un manque de volonté, c’est un signal : elle est mal découpée, ou elle n’a plus sa place.
- Une liste écrite le matin. Elle se remplit alors de ce qui est urgent au moment où vous l’écrivez, pas de ce qui compte.
- Les interruptions. La règle « une à la fois » ne résiste pas à un téléphone qui s’allume toutes les dix minutes. Chaque coup d’œil coupe le fil de la tâche en cours.
Ce dernier point est celui qui fait lâcher la méthode le plus souvent, et la volonté n’y peut pas grand-chose face à un geste qui prend deux secondes. Ce qui marche, c’est d’allonger le geste : mettre les applications qui vous interrompent hors de portée pendant que vous travaillez sur la tâche du moment.
Votre geste de ce soir
Avant de fermer l’ordinateur, prenez une feuille. Rayez d’abord ce qui peut être fait en deux minutes, attendre ou disparaître. Puis écrivez les six tâches de demain, numérotez-les, et posez la feuille sur le clavier. Demain matin, vous commencez par la ligne 1.
Questions fréquentes
Pourquoi six tâches et pas plus ?
Six est un plafond, pas un objectif. La limite oblige à choisir, et c’est le choix qui fait l’efficacité de la méthode. Le chiffre lui-même n’a rien de scientifique : il vient de l’anecdote d’origine. Si vos journées sont chargées de réunions, trois tâches seront souvent plus réalistes.
Que faire des tâches non terminées en fin de journée ?
Elles passent sur la liste du lendemain, que vous écrivez le soir même. Elles ne sont pas prioritaires d’office : elles reprennent leur place dans le classement avec les nouvelles. Une tâche reportée trois jours de suite est un signal : elle est trop grosse, mal définie, ou elle n’a plus sa place sur la liste.
Faut-il vraiment finir la première tâche avant de commencer la deuxième ?
Oui, c’est la règle qui demande le plus d’effort et celle qui produit le plus d’effet. Si la première tâche est bloquée parce que vous attendez une réponse, notez-le et passez à la suivante. Ce qui est exclu, c’est de sauter une tâche parce qu’elle est désagréable.
La méthode Ivy Lee est-elle vraiment historique ?
Ivy Lee a bien existé : c’est un pionnier américain des relations publiques, mort en 1934. L’histoire de son conseil à l’industriel Charles Schwab, payé 25 000 dollars, est en revanche une anecdote sans source d’époque connue, popularisée des décennies plus tard. La méthode vaut par ce qu’elle produit, pas par son histoire.
Quelle différence avec une to-do list classique ?
Trois différences : une limite stricte du nombre de tâches, un ordre décidé à l’avance, et l’interdiction de travailler sur deux tâches à la fois. Une to-do list classique n’impose aucune des trois, c’est pourquoi elle s’allonge sans jamais se terminer.
