Méthode GTD : les cinq étapes, sans le jargon

Lundi, 9 h. Trois post-it sur l’écran, douze mails marqués d’un drapeau, une note sur le téléphone intitulée « à faire », un rendez-vous chez le garagiste à ne pas oublier, et cette idée pour le projet qui vous est venue dimanche soir et que vous essayez de garder en tête. Vous n’avez encore rien commencé et vous êtes déjà fatigué.

Ce n’est pas la quantité de choses qui pèse. C’est qu’elles sont éparpillées, et qu’une partie n’est écrite nulle part. La méthode GTD, pour Getting Things Done, a été conçue exactement pour cette situation. Elle a aussi une réputation méritée : trop de listes, trop de dossiers, trop de jargon. Beaucoup la commencent avec enthousiasme et la lâchent au bout de trois semaines.

Ce guide traduit les cinq étapes de David Allen en langage courant, puis fait ce qu’on fait sur une ligne de production avec un procédé trop lourd : il garde ce qui produit un résultat et supprime le reste.

D’où vient GTD

David Allen, consultant américain en organisation, publie Getting Things Done en 2001, puis une édition révisée en 2015. Le livre est traduit en français aux éditions Leduc sous le titre S’organiser pour réussir.

L’idée centrale tient en une phrase : votre esprit est fait pour avoir des idées, pas pour les stocker. Tout ce qui est en suspens et n’est écrit nulle part reste actif en arrière-plan. C’est le mécanisme que décrit l’effet Zeigarnik, et c’est lui qui explique la fatigue du lundi 9 h. GTD propose de tout sortir de votre tête, dans un système auquel vous faites assez confiance pour cesser d’y penser.

Les cinq étapes, traduites

Allen nomme ses étapes en anglais : capture, clarify, organize, reflect, engage. Voici ce qu’elles veulent dire concrètement, et ce que j’en garde.

Étape	En clair	Ce que ça demande	Verdict
1. Capturer	Noter tout ce qui vous occupe l’esprit, au même endroit	Un seul point d’entrée, toujours à portée	Garder
2. Clarifier	Décider, pour chaque élément, ce qu’il est et ce qu’il appelle	Une question par élément : y a-t-il une action ?	Garder
3. Organiser	Ranger chaque élément dans la bonne liste	Des listes par type et par contexte	Alléger
4. Réviser	Relire tout le système, une fois par semaine	30 minutes à heure fixe	Garder
5. Agir	Choisir quoi faire maintenant, et le faire	Un choix selon le lieu, le temps, l’énergie	Simplifier

Trois étapes sur cinq se gardent telles quelles. C’est la troisième qui fait abandonner la méthode, et c’est elle qu’il faut alléger.

Étape 1 : capturer

Tout ce qui retient votre attention va dans une boîte de réception. Pas une boîte mail : un endroit unique où atterrit tout ce qui est en suspens. Un carnet, une application de notes, une corbeille physique sur le bureau.

La règle qui compte : un seul point d’entrée, ou deux au maximum si vous travaillez souvent hors de votre bureau. Un carnet plus une application plus des notes vocales, c’est trois endroits à relire, et vous finirez par n’en relire aucun.

La première capture est la plus longue. Allen parle de vider sa tête : pendant une à deux heures, vous notez tout, sans trier. Les projets en cours, les choses promises, les factures à payer, les idées. C’est fastidieux et c’est le moment où l’on ressent le soulagement que promet la méthode.

Étape 2 : clarifier

Pour chaque élément capturé, une question : y a-t-il une action à faire ?

• Non : l’élément va à la poubelle, dans un dossier de référence, ou dans une liste « un jour peut-être ».
• Oui, et elle prend moins de deux minutes : vous la faites tout de suite. C’est la règle des deux minutes, la plus connue de la méthode.
• Oui, et quelqu’un d’autre doit la faire : vous la confiez, et vous la notez dans une liste « en attente ».
• Oui, et elle prend plus longtemps : vous notez la prochaine action, physique et visible.

Ce dernier point est la meilleure idée de GTD, et celle qui mérite d’être gardée même si vous jetez tout le reste. « Refaire le site » n’est pas une action. « Appeler Paul pour lui demander le devis du graphiste » en est une. Une tâche qu’on repousse est très souvent une tâche dont la prochaine action n’a pas été décidée.

Étape 3 : organiser

Dans la version complète, Allen propose une série de listes : prochaines actions classées par contexte (au bureau, au téléphone, en course), projets, en attente, un jour peut-être, référence. Il y ajoute un classeur de rappels de 43 dossiers, un par jour du mois et un par mois, et une étiqueteuse pour tout nommer.

C’est ici que la méthode devient lourde, et c’est ici que la plupart des gens l’abandonnent.

Étape 4 : réviser

Une fois par semaine, vous relisez tout : la boîte de réception est vidée, chaque projet a une prochaine action, les listes sont à jour. Allen en fait la clé de voûte de la méthode, et il a raison.

Sans revue, le système se dégrade en quinze jours. Les listes ne sont plus à jour, vous cessez de leur faire confiance, et vous recommencez à tout garder en tête. La revue est ce qui maintient la confiance. Trente minutes, à heure fixe, le vendredi après-midi par exemple.

Étape 5 : agir

Au moment de travailler, vous choisissez dans la liste des prochaines actions en fonction de l’endroit où vous êtes, du temps disponible, de votre énergie et de la priorité. Le choix est rapide parce que tout est déjà décidé : il ne reste qu’à faire.

Ce que vous pouvez supprimer

J’applique à toute méthode la même logique qu’à un poste de travail : décrire, supprimer, simplifier, automatiser, dans cet ordre. Appliquée à GTD, elle donne ceci.

Les listes par contexte. Elles avaient du sens en 2001, quand on ne pouvait téléphoner qu’avec le téléphone et envoyer un mail qu’au bureau. Aujourd’hui, un seul appareil fait presque tout. Une seule liste de prochaines actions suffit à la plupart des gens.

Le classeur de 43 dossiers. Votre agenda fait déjà ce travail : une chose à traiter le 14 va à la date du 14.

Les niveaux de vision. Allen décrit six altitudes, des actions du jour jusqu’au sens de la vie. C’est intéressant à lire, mais inutile pour faire tourner le système au quotidien. Un objectif pour l’année, relu à chaque revue, suffit.

L’étiqueteuse et le classement papier élaboré. Un dossier de référence, avec une recherche, fait le même travail.

La version minimale qui tient

Voici ce qui reste une fois le superflu retiré. C’est une version que l’on peut tenir dans une semaine chargée, ce qui est le seul critère qui compte.

• Une boîte de réception, carnet ou application, toujours à portée.
• Une liste de prochaines actions, chacune commençant par un verbe.
• Une liste « en attente », pour ce que vous avez confié à d’autres.
• L’agenda, pour ce qui a une date.
• Une revue de 30 minutes, chaque semaine, à heure fixe.

Chaque matin, ou mieux la veille au soir, vous piochez dans la liste des prochaines actions les trois tâches de la journée. C’est ici que GTD rejoint le guide une to-do list qui tient vraiment : GTD organise tout ce qui est en suspens, la liste du jour en extrait ce que vous ferez vraiment.

Et les tâches qui reviennent chaque semaine dans vos prochaines actions méritent un traitement à part : elles relèvent souvent de l’automatisation, sujet de la page automatiser ses tâches.

Quand tout est clair, reste à le faire

GTD règle la question du quoi. Il ne protège pas le moment où vous le faites. Une liste de prochaines actions impeccable ne sert à rien si chaque action est coupée par une notification. L’étape 5, agir, est celle que la méthode décrit le moins, et c’est souvent là que la journée se perd.

Le seul geste pour ce soir

Ce soir, prenez une feuille et un stylo. Pendant vingt minutes, écrivez tout ce qui vous occupe l’esprit, sans trier, sans juger : les choses promises, les factures, les idées, les rendez-vous à prendre. Ne vous arrêtez que quand plus rien ne vient.

C’est l’étape 1, et c’est aussi la plus soulageante. Le tri viendra demain. Si vous voulez comprendre pourquoi cette simple vidange allège autant, la page sur la charge mentale explique le mécanisme.