Automatisation Make : dix exemples concrets à copier

Lundi matin, vous téléchargez les factures reçues la semaine dernière, vous les renommez, vous les rangez dans le bon dossier. Mardi, vous recopiez les réponses d’un formulaire dans un tableur. Jeudi, vous vous rendez compte que trois devis envoyés il y a dix jours n’ont jamais été relancés. Aucune de ces tâches n’est difficile. Toutes reviennent. Et chacune, prise seule, semble trop petite pour mériter qu’on l’automatise.

C’est justement ce qui en fait les meilleurs candidats. Voici dix exemples d’automatisation Make, choisis parce qu’ils correspondent à des tâches que l’on retrouve dans presque toutes les semaines de travail. Pour chacun : ce qui le déclenche, les modules qui s’enchaînent, ce qu’il consomme en crédits, et ce qu’il vous rend. Pas de gain en heures promis : il dépend de votre volume, et vous seul le connaissez.

Les dix scénarios en un coup d’œil

N°	Scénario	Déclencheur	Crédits par passage	Idéal pour
1	Pièces jointes rangées dans Drive	Nouvel e-mail d’un expéditeur	2, plus 1 par fichier	Factures, relevés, justificatifs
2	Formulaire vers tableur et confirmation	Réponse au formulaire, instantané	3	Demandes de contact, inscriptions
3	Nouvelle vente consignée	Paiement reçu, instantané	3	Boutique, prestations en ligne
4	Récapitulatif du lundi	Planifié, chaque semaine	3	Tâches en retard, suivi d’équipe
5	Veille filtrée	Nouvel article d’un flux RSS	1, plus 1 par article retenu	Veille métier, concurrence
6	Rendez-vous pris, client préparé	Réservation, instantané	3	Consultants, coachs, artisans
7	Tri des e-mails par l’IA	Nouvel e-mail	3 à 4, plus le coût de l’IA	Boîte de contact chargée
8	Relance des devis sans réponse	Planifié, chaque jour	1, plus 2 par devis relancé	Indépendants, commerciaux
9	Nouvelle vidéo annoncée	Nouvelle vidéo sur une chaîne	2 à 3	Créateurs de contenu
10	Sauvegarde mensuelle	Planifié, chaque mois	3 à 4	Bases Notion, Airtable, tableurs

Le décompte suit la règle de Make : chaque module exécuté consomme un crédit, et un déclencheur qui vérifie à intervalle fixe en consomme un à chaque vérification, même quand il ne trouve rien.

1. Ranger automatiquement les pièces jointes

• Déclencheur : Gmail, surveiller les nouveaux e-mails, limité à un expéditeur ou à un libellé (celui de votre fournisseur d’électricité, de votre comptable).
• Actions : un itérateur qui sépare les pièces jointes une par une, puis Google Drive, déposer le fichier dans un dossier dédié, renommé avec la date.

Ce que ça vous rend : le téléchargement, le renommage et le rangement de chaque facture, et surtout la recherche dans la boîte de réception au moment de faire la comptabilité. C’est la première automatisation que je conseille : utile dès le premier mois, et sans risque si elle échoue.

2. Formulaire vers tableur, avec confirmation

• Déclencheur : réponse à un formulaire (Tally, Typeform, Google Forms), en instantané quand l’outil le permet.
• Actions : Google Sheets, ajouter une ligne ; Gmail, envoyer un e-mail de confirmation personnalisé avec le prénom de la personne.

Ce que ça vous rend : la minute de copier-coller par réponse, et le délai entre la demande et votre premier signe de vie. La personne reçoit une réponse en quelques secondes, même un dimanche.

3. Consigner chaque nouvelle vente

• Déclencheur : un nouveau paiement dans Stripe, ou une nouvelle commande de votre boutique.
• Actions : ajouter une ligne dans votre tableur de suivi (date, client, montant, produit) ; vous envoyer une notification sur votre téléphone ou par e-mail.

Ce que ça vous rend : un tableau de suivi à jour sans jamais le remplir, et la fin des exports mensuels depuis l’interface de paiement.

4. Le récapitulatif du lundi matin

• Déclencheur : planifié, chaque lundi à 8 h.
• Actions : chercher dans Notion, Trello ou votre gestionnaire de tâches les éléments en retard ou dus cette semaine ; les regrouper en un seul texte avec un agrégateur ; vous l’envoyer par e-mail.

Ce que ça vous rend : la tournée des outils du lundi, et la tâche oubliée qui dort au fond d’une colonne. Un seul message à lire au lieu de trois applications à ouvrir. Si votre liste déborde chaque lundi, le problème n’est plus l’outil : la méthode pour une to-do list qui tient vraiment aide à le régler en amont.

5. Une veille qui ne garde que l’utile

• Déclencheur : surveiller un flux RSS (un blog de votre secteur, un site d’actualités), vérifié deux ou trois fois par jour.
• Actions : un filtre qui ne laisse passer que les articles contenant vos mots-clés ; ajouter chaque article retenu dans une base Notion ou une liste de lecture.

Ce que ça vous rend : la lecture en diagonale de dizaines de titres sans rapport. Le filtre fait le tri, vous ne lisez que ce qui passe. Réglez bien le rythme : vérifier toutes les 15 minutes coûte près de 2 900 crédits par mois pour une veille qui peut attendre le soir.

6. Rendez-vous pris, client préparé

• Déclencheur : une réservation dans votre outil de prise de rendez-vous, en instantané.
• Actions : créer ou mettre à jour la fiche du client dans votre tableur ou votre CRM ; lui envoyer un e-mail avec ce qu’il doit préparer (documents, questions, lien de visioconférence).

Ce que ça vous rend : le message que vous tapiez à la main après chaque réservation, et les rendez-vous où le client arrive sans rien.

7. Trier les e-mails avec l’IA

• Déclencheur : un nouvel e-mail dans votre boîte de contact.
• Actions : un module d’IA qui classe le message (demande commerciale, question, réclamation, indésirable) et en résume le contenu en deux lignes ; un routeur qui envoie les urgences vers une notification et range le reste sous le bon libellé.

Ce que ça vous rend : la lecture complète de chaque message pour décider s’il est urgent. Attention au coût : si vous branchez un fournisseur d’IA avec votre propre clé, il vous facture chaque appel en plus des crédits Make. Et relisez les classements pendant les premières semaines, l’IA se trompe, surtout sur l’ironie et les messages courts.

8. Relancer les devis sans réponse

• Déclencheur : planifié, chaque matin.
• Actions : chercher dans le tableur des devis les lignes au statut « Envoyé » depuis plus de sept jours ; envoyer à chaque client un e-mail de relance courtois ; passer le statut à « Relancé » pour ne pas relancer deux fois.

Ce que ça vous rend : la relance que tout le monde repousse, parce qu’elle est un peu désagréable à écrire. C’est souvent l’automatisation qui rapporte le plus directement, simplement parce qu’elle est faite. La loi de Hofstadter explique bien pourquoi « je relancerai demain » dure deux semaines.

9. Annoncer chaque nouvelle vidéo

• Déclencheur : surveiller les nouvelles vidéos d’une chaîne YouTube, vérifié quelques fois par jour.
• Actions : publier un message sur LinkedIn avec le titre et le lien ; ou ajouter la vidéo à la prochaine lettre d’information dans votre outil d’envoi.

Ce que ça vous rend : la diffusion que l’on oublie une fois sur deux après une journée de montage. Gardez tout de même un œil sur le texte généré : un message automatique trop sec se remarque.

10. La sauvegarde mensuelle

• Déclencheur : planifié, le premier de chaque mois.
• Actions : lire le contenu d’une base Notion, Airtable ou d’un tableur ; l’assembler en fichier CSV ; le déposer dans un dossier d’archives daté sur Google Drive.

Ce que ça vous rend : la sauvegarde que personne ne fait jamais à la main, et la tranquillité le jour où une base est effacée par erreur. Coût : quelques crédits par mois.

Comment choisir le premier

Trois critères, dans cet ordre :

• la fréquence : au moins une fois par semaine ;
• la régularité : mêmes entrées, mêmes étapes, même sortie, sans « ça dépend » ;
• le risque en cas d’échec : pour débuter, une tâche dont l’erreur ne coûte rien. Ranger des factures, oui. Envoyer des e-mails à vos clients, plus tard.

Les exemples 1, 2 et 10 remplissent ces trois conditions pour presque tout le monde. Les exemples 7 et 8 rapportent davantage, mais écrivent à votre place : montez-les quand vous aurez un scénario simple qui tourne sans surveillance depuis un mois. C’est la logique du minimalisme appliqué au travail : moins de pièces en mouvement, moins d’erreurs.

Si c’est votre toute première fois, mon avis sur Make détaille la méthode en cinq étapes pour monter une automatisation sans se décourager, et l’article pour comprendre une API simplement éclaire ce qui se passe entre les modules.

Votre prochain geste

Prenez un papier et écrivez la phrase de l’exemple qui vous parle le plus, adaptée à votre cas : « Quand ceci arrive, alors faire cela. » Puis ouvrez un compte gratuit et montez celui-là, et seulement celui-là, cette semaine.

Monter mon premier scénario sur Make